关于启用办公自动化系统的通知
为进一步加强学院规范化、信息化管理，全面提升行政效率和服务水平，经学院研究，决定启用办公自动化系统（简称OA系统），现将有关事项通知如下：
一、学院于5月7日起开始试运行OA系统，进行校外来文（涉密文件除外）的传阅和学院发文的流转，不再受理纸质公文（密件和特殊性质文件除外）。
二、OA系统校内网入口地址为：http://i.fjwzy.cn，或从校园网[为您服务—办公自动化系统]登录；校外用户从学院网页[站点导航—办公自动化系统]入口登录。系统用户登录账户及初始密码由学院办公室系统管理员发给各部门指定的信息管理员。各部门要确保系统安全，禁止在办公自动化系统传输涉密及其它不宜公开的文件和信息。系统用户要及时登陆OA系统，修改个人密码（进入系统后在“个人信息：口令修改”栏目中自行修改），便于行使及维护本人的权益，并要妥善保管好密码，在系统上的任何操作，均视为系统用户和所在部门对其操作的文件予以确认，所在部门对在OA系统的所有操作负责。
三、电子公文的文种、格式、行文规则与纸质公文相同，经批准发送的电子公文与正式印发的纸质公文具有同等效力，电子公文的处理应符合学院公文处理办法的有关规定。
四、在OA系统中，拟稿部门拟稿人既是公文传输的起点站，也是中转站，对公文的正常流转起着重要作用，负责对部门起草的文件进行编辑、提交相关部门核稿及会稿、提交分管领导审核、转发主管领导签发，对文件的流程进行跟踪和催办，确保文件及时接收和处理。
五、在系统流转的公文应符合行文规则，公文内容、格式符合规范要求，拟稿部门负责人应对本部门起草的公文进行认真核稿，以确保在后续的核稿、会稿、审核中不必对公文内容做过多修改。
六、学院电子公文办结后，由打印室打印成纸质文档，加盖印章后，按传统方式归档，校内公文一般由拟稿部门和办公室档案室各留存一份。系统中电子公文由部门指定专人（一般为文件归档人员）加盖电子印章后在系统档案管理模块相应的文件夹中存档，公文代字为闽卫院或闽卫院办（教、科、人、监、学、财、后、保、图）由办公室负责归档，闽卫院党文件由党委工作部负责归档，闽卫院工文件由工会负责归档，闽卫院纪文件由纪检监察室负责归档，闽卫院团文件由团委负责归档，部门和系部的文件（如公文代字为院护理[2012]1号）由各部门、系部负责归档。归档人员同时将结办的文件提交给拟稿处拟稿人，由拟稿处分发给有关处室、系部查阅。
七、上传公文要严格遵守“上网不涉密，涉密不上网”的原则，不得在系统中向非阅文对象的单位和个人发送公文，非公务资料不得在系统中传输。所有用户应认真贯彻有关信息系统安全的文件精神，严格遵守学院《校园网络管理规定（修订》（闽卫院[2010]144号）等规定。
八、所有用户应在自己权限范围内阅读和使用系统提供的信息，不得盗用他人用户账号及密码，不得干扰其他用户和破坏系统服务。所有用户应保管好自己的账号和密码，以防他人有意或无意打开系统获取信息，恶意增删资料或干扰办公正常运行。
九、系统用户要及时或委托他人登录系统处理待办公文和事务，及时阅知相关信息，保证公文的正常流转、信息的及时发布、传送与办理。
十、学院办公室负责系统运行管理和组织协调工作，图书馆网络信息中心负责系统后台的维护管理和数据备份。为进一步改进和完善系统，请各部门将运行过程中出现的问题和相关改进意见及时反馈到学院办公室。
